Identifizieren Sie Zeitfresser in Ihrem Unternehmen

Der ultimative Leitfaden zur Identifizierung von Low-, Medium- und High-Value-Tasks

In der heutigen Geschäftswelt stehen mittelständische Unternehmen vor gewaltigen Herausforderungen.

Die anhaltende Inflation erhöht den Kostendruck, der Fachkräftemangel verschärft die Ressourcenknappheit und der zunehmende Konkurrenzdruck durch die Digitalisierung verlangt von Unternehmen, sich ständig anzupassen und zu optimieren.

In diesem Umfeld ist die Identifizierung und effiziente Verteilung von Low-, Medium- und High-Value-Tasks in Ihrem Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Warum? Weil Zeit das wichtigste Gut in Ihrem Unternehmen ist. Wenn Sie wissen, wo sich Zeitfresser verstecken, können Sie gezielt eingreifen und mit Tools wie DocuWare Automatisierungsprozesse einleiten.

Was sind Low-, Medium- und High-Value-Tasks?

Low-Value-Tasks sind Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber wenig zum Endziel Ihres Unternehmens beitragen. Dazu gehören routinemäßige administrative Aufgaben, wie die Dokumentenablage oder die Rechnungsverwaltung.

Medium-Value-Tasks tragen mehr zum Unternehmensziel bei, können aber oft optimiert oder automatisiert werden. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung von Berichten oder die Kundenkommunikation.

High-Value-Tasks sind die Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihr Geschäft haben. Diese sollten immer von qualifizierten Mitarbeitern ausgeführt werden, da sie spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten erfordern, wie strategische Planung oder Entscheidungsfindung.

Sie sind dran! Nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit und identifizieren Sie die größten Zeitfresser in Ihrem Unternehmen

Die folgende Tabelle hilft Ihnen dabei, Low-, Medium- und High-Value-Tasks in den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens zu identifizieren. Sie gibt Ihnen außerdem eine Einschätzung der potenziellen Zeiteinsparung in Stunden pro Monat, wenn Sie diese Aufgaben automatisieren oder delegieren.

Beispiel-Tabelle:

Unternehmensbereich	Aufgabe	Zeitaufwand pro Woche (Stunden)	Kategorie (Low/Medium/High-Value)
Personalwesen	Mitarbeiterdaten verwalten	8	Low-Value
Personalwesen	Gehaltsabrechnungen erstellen	8	Medium-Value
Personalwesen	Personalentwicklung planen	16	High-Value
Finanzen	Rechnungsverwaltung	16	Low-Value
Finanzen	Finanzberichte erstellen	8	Medium-Value
Finanzen	Budgetplanung	16	High-Value
Vertrieb	Kundendaten aktualisieren	8	Low-Value
Vertrieb	Angebote erstellen	16	Medium-Value
Vertrieb	Vertriebsstrategie planen	24	High-Value
IT	Benutzerzugriffe verwalten	16	Low-Value
IT	IT-Infrastruktur optimieren	16	Medium-Value
IT	IT-Strategie entwickeln	16	High-Value
Einkauf	Lieferanten verwalten	8	Low-Value
Einkauf	Einkaufsverträge prüfen	8	Medium-Value
Einkauf	Einkaufsstrategie entwickeln	24	High-Value
Gesamtstundeneinsparung	Aufgaben, die mit DocuWare automatisiert werden könnten	80 Stunden
Hinweis: Die "Gesamtstundeneinsparung" von 80 Stunden bezieht sich auf die hypothetischen Aufgaben, die pro Woche automatisiert werden könnten. Der tatsächliche Wert kann je nach Unternehmen und Aufgabendetail variieren.

Zur Tabellevorlage geht es hier:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AwtDIqRO7_ofCTLpchrpwV3V8cj_Y2vU24pAh8-4OmE/edit?usp=sharing

Die Identifizierung von Low-, Medium- und High-Value-Tasks ist ein entscheidender erster Schritt, um Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten und wertvolle Zeit einzusparen.

Das Mantra „Eliminate, Automate, Delegate“ hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu verschlanken und Kosten einzusparen.

Aber diese Analyse ist nur der Anfang. Die Implementierung einer Lösung wie DocuWare kann Ihnen helfen, diese Potenziale zur Effizienzsteigerung voll auszuschöpfen.

Wenn Sie nach dieser Auswertung Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, empfehlen wir Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch.

Unser Expertenteam kann Ihnen zeigen, wie Sie DocuWare am besten in Ihren speziellen Geschäftsprozessen einsetzen können.

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