Digitale Entgeltunterlagen: 2027 kommt die Pflicht

Ab 2027 müssen Unternehmen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die bisher mögliche Befreiung von dieser Pflicht endet zum 31. Dezember 2026. Für viele Unternehmen ist das ein guter Anlass, die Ablage von Lohn-, Gehalts- und Sozialversicherungsunterlagen grundlegend zu strukturieren.

Dabei geht es nicht zwingend darum, die gesamte Personalakte zu digitalisieren. Im Fokus stehen Unterlagen, die für Entgeltabrechnung, Sozialversicherung und mögliche Prüfungen relevant sind.

Was bedeutet das konkret?

Elektronisch verfügbar und nachvollziehbar abgelegt werden müssen unter anderem:

• Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
• Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen
• Unterlagen zu Entsendungen, Staatsangehörigkeit oder Elterneigenschaft
• Anträge, Bescheide und Erklärungen mit Bezug zur Entgeltabrechnung
• Weitere prüfungsrelevante Dokumente aus Lohnbuchhaltung und Sozialversicherung

Entscheidend ist nicht nur die digitale Speicherung. Die Unterlagen müssen vollständig, sicher, schnell auffindbar und im Prüfungsfall einfach bereitstellbar sein.

Mehr als eine gesetzliche Vorgabe

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen liegen relevante Dokumente häufig verteilt: auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern, Papierakten oder bei externen Dienstleistern. Das kostet Zeit, schafft Unsicherheit und erhöht den Aufwand bei Betriebsprüfungen.

Eine strukturierte digitale Entgeltakte schafft hier Ordnung. Berechtigte Mitarbeitende finden benötigte Unterlagen schneller, Zugriffe lassen sich gezielt steuern und Fristen können transparenter überwacht werden.

Worauf Unternehmen jetzt achten sollten

Ein sinnvoller Start beginnt nicht mit der Auswahl einer Software, sondern mit einer Bestandsaufnahme:

• Welche entgeltrelevanten Dokumente entstehen im Unternehmen?
• Wo werden sie heute abgelegt?
• Wer benötigt Zugriff?
• Welche Unterlagen werden bei Prüfungen regelmäßig angefordert?
• Welche Fristen, Zuständigkeiten und Freigaben müssen berücksichtigt werden?

Auf dieser Basis lassen sich Aktenstruktur, Dokumententypen, Berechtigungen und Prozesse sauber definieren.

Wie Staehlin unterstützen kann

Genau hier setzt Staehlin an: Wir schaffen eine zentrale, sichere Ablage für entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen!

Wenn eine Betriebsprüfung ansteht oder das Steuerbüro kurzfristig Unterlagen benötigt, stehen die relevanten Dokumente strukturiert und nachvollziehbar zur Verfügung. So unterstützt Staehlin KMU dabei, die Anforderungen ab 2027 pragmatisch umzusetzen – mit weniger manuellem Aufwand, klaren Zuständigkeiten und einer Lösung, die bei Bedarf später auch für weitere Personal- oder Unternehmensprozesse ausgebaut werden kann.